Per ottenere maggiori risultati nel lavoro hai due possibilità:
- gestire meglio quello che fai quotidianamente (diventare più efficace)
- mettere in pratica una nuova competenza acquisita (e questo richiede formazione e pratica)
In questo articolo approfondiremo il primo caso.
Cioè vedremo come puoi individuare, con un minimo sforzo, le attività che ti possono portare risultati e come concentrarti su di esse.
Vedremo come compilare la matrice Eisenhower e come metterla in pratica.
Ti consiglio se non conosci la matrice Eisenhower di approfondire prima l’articolo Vendi di più applicando la matrice di Eisenhower.
Decidi se vuoi essere efficace o efficiente
Sicuramente anche tu nel tuo lavoro ti trovi a dovere eseguire decine di attività ogni giorno.
Sicuramente anche tu, come me, ogni giorno non riesci ad eseguirle tutte.
Non ti preoccupare, non è un problema, anzi è un bene.
Quello che devi valutare invece è:
- se le attività che esegui ogni giorno ti portano un risultato
- se lasci indietro alcune attività che invece potrebbero aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi
Per aiutarti a comprendere questo concetto vediamo che differenza passa tra una persona efficiente ed una persona efficace.
Efficiente è colui che esegue un compito con il minor dispendio di energie
Efficace è una persona che ottiene un risultato.
Per chi opera nel campo della vendita ed ha un guadagno direttamente collegato ai propri risultati di vendita, è ancora più importante valutare questa distinzione.
Un venditore efficiente è un venditore che effettua molte attività utilizzando la minor quantità di tempo e con il minor dispendio di energie.
Ma questo non presuppone che le attività che porta a termine siano quelle che gli permettono di ottenere i propri obiettivi (vendite, target di vendite, incremento di fatturato, premi, etc…)
Per un venditore sono molte le attività che non portano risultati, ecco alcuni esempi:
- preventivi che non si concludono con una vendita (hai mai misurato il numero di preventivi che elabori ogni anno e quanti non portano ad un ordine?)
- appuntamenti con clienti con basso potenziale di acquisto
- attività non direttamente collegate alla vendita (supporto post vendita, informazioni sulle consegne, etc…)
Un venditore efficace invece è un venditore che ottiene un determinato risultato che si è prefissato.
Se poi riesce ad ottenerlo con il minimo sforzo è un venditore efficace ed efficiente.
Come ottenere risultati subito
Per ottenere risultati subito devi diventare efficace.
Il tempo che hai a disposizione ogni giorno è sempre lo stesso, generalmente dalle 8 alle 10 ore.
Almeno che tu non decida di peggiorare la qualità della tua vita e lavorare 12/14 ore al giorno (e ti assicuro che i risultati che otterresti non sarebbero soddisfacenti), l’unica soluzione che hai è di gestire in modo efficace le attività quotidiane.
Se hai letto l’articolo Vendi di più applicando la matrice di Eisenhower (altrimenti ti consiglio di leggerlo) sai che tutte le attività si possono classificare in 4 categorie:
- attività importanti ed urgenti
- attività importanti ma non urgenti
- attività urgenti ma non importanti
- attività non importanti e non urgenti
Ecco una guida passo passo per aiutarti ad agire in modo efficace.
Fai un elenco delle attività giornaliere
Prima di compilare la matrice Eisenhower, prendi carta e penna (o computer se preferisci) e agisci così:
- Fai un elenco di tutte le tue attività che esegui ogni settimana
-
Analizza il processo che porta i tuoi clienti ad acquistare da te
-
Individua nell’elenco le attività importanti (cioè quelle che ti aiutano a ottenere vendite)
- Concentrati ora solo sulle attività importanti e dividile tra urgenti e non urgenti
Riduci le attività nel campo “crisi”
Le attività importanti ed urgenti ti obbligano a distogliere la tua attenzione da quello che hai pianificato di fare e di correre dietro a qualcosa che è importante e che non puoi tralasciare.
Questo ti porta ad essere non efficace e spesso ti obbliga a tralasciare qualche altra attività comunque importante.
Ecco alcuni esempi classici:
Un cliente importante non riceve una consegna di materiale entro i tempi richiesti e ti chiede di informarti immediatamente della cosa e di risolvere questo problema in tempi veloci.
Contemporaneamente un altro cliente ti informa di un malfunzionamento sul prodotto da te venduto.
Quindi richiede un tuo immediato intervento in quanto il servizio post vendita della tua azienda non si è attivato nei tempi da lui richiesti.
Poi ti chiamano alcuni clienti importanti chiedendoti un preventivo urgentissimo da preparare in giornata.
Tu, preoccupato di perdere questi clienti importanti, ti attivi immediatamente ma il tempo che dedichi a queste attività ti fa arrivare in ritardo dal cliente con cui hai appuntamento.
Questo si ripercuote su tutti gli appuntamenti che hai fissato quel giorno, portandoti a continui ritardi.
Inoltre non ti permette di dedicare la giusta quantità di tempo, attenzione e concentrazione ai clienti che incontri.
Per evitare questi problemi quello che devi fare è individuare una strategia per gestire ognuna delle attività urgenti ma non importanti che frequentemente ti trovi a dover gestire.
Puoi ad esempio:
- delegare alcune attività a colleghi preposti a tali attività in azienda informando i tuoi cliente
- creare una procedura automatizzata, ad esempio nel caso del servizio di post vendita puoi creare una pagina nel tuo sito internet o un file da inviare via mail ai tuoi clienti in cui riassumi i riferimenti delle persone preposte al servizio di post vendita (questo può risultare molto interessante nel caso tu sia un agente plurimandatario e tu abbia per ogni azienda mandante un numero elevato di persone che seguono il post vendita o il servizio di assistenza tecnica)
- Creare una procedura per pianificare alcune di queste attività e quindi per passarle nel “campo opportunità” (ad esempio puoi informare i tuoi migliori clienti che dedichi un giorno alla settimana alla stesura dei preventivi e quindi incentivarli a organizzarsi di conseguenza)
Le restanti attività importanti ed urgenti che non puoi delegare, né automatizzare, né pianificare dovrai inserirle nel “campo I” della matrice Eisenhower, il campo Crisi (agisci).
Concentrati sul campo “opportunità”
In questo campo della matrice Eisenhower devi inserire le attività importanti ma non urgenti.
Queste sono le attività che ti faranno raggiungere i tuoi obiettivi e migliorare.
Quello che devi fare è individuare una strategia per pianificare queste attività.
Ecco alcuni esempi:
- Stabilire dei momenti fissi durante la settimana per gestire alcune attività (ad esempio se vuoi cercare e contattare nuovi clienti potresti decidere che ogni lunedì dalle 14:00 alle 15:00 dedichi un ora a tale attività.
- Creare un modulo per elaborare i preventivi che ti permetta di essere veloce, preciso e completo.
- Creare una pianificazione mensile degli appuntamenti con i clienti importanti e poi cercare solo di fissare gli appuntamenti secondo lo schema pianificato (puoi leggere anche l’articolo su come fissare gli appuntamenti in modo efficace)
Ce ne sarebbero molti altri ma lascio alla tua fantasia e alla tua esperienza libertà di espressione.
Misura i tuoi risultati
Ora devi cercare di focalizzarti sulle attività del campo opportunità della matrice Eisenhower.
Il modo migliore per misurare i tuoi miglioramenti è quello di verificare di settimana in settimana il valore numerico delle attività svolte.
Ad esempio potresti fare una lista di questo tipo:
- Nuovi clienti contattati
- Nuovi clienti visitati
- Preventivi elaborati a clienti strategici
- Numero appuntamenti settimanali effettuati su clienti strategici
Se hai individuato le attività giuste, vedrai che con l’aumentare del tempo dedicato a tali attività (appuntamenti, preventivi, clienti nuovi, etc…) aumenteranno di conseguenza anche le vendite e il fatturato dei tuoi clienti.
Se vuoi un aiuto per organizzarti, ho preparato per te il modulo compilabile della matrice Eisenhower che puoi scaricare iscrivendoti alla nostra mailing list.
Ciao e buona settimana
Piero
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Sono un ingegnere e lavoro come consulente e venditore da 20 anni. Aiuto rappresentanti e commerciali ad ottenere più risultati nella vendita. Lo faccio condividendo strategie ed esempi pratici che ho selezionato e testato in questi anni.
