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Le tecniche di time management ti possono aiutare ad utilizzare il tuo tempo in modo più efficace.

Per ottenere i tuoi obiettivi devi avere le idee chiare su cosa vuoi ottenere e mettere in pratica ogni giorno una strategia per non perdere tempo in attività a basso valore aggiunto.

Puoi ottenere tutto questo con facilità, creando una to do list giornaliera e gestendo le priorità col metodo ABCDE.

In questo articolo ti spiegherò alcuni semplici passi per mettere in pratica questa strategia.

''Il nostro bene più costoso è il tempo'' Teofrasto

To do list (cos’è e a cosa serve)

 

Una to do list è una check list cioè una lista di controllo ed è costituita da un elenco di attività che devi portare a termine.

Ogni volta che porti a termine un’attività devi spuntare l’elemento corrispondente sulla to do list.

La to do list, tra le tecniche di time management, è lo strumento più efficace per gestire il tempo in modo efficace.

Inoltre la to do list è soprattutto il metodo più semplice e pratico per essere sicuro di avere effettuato tutte le attività che devi svolgere.

Cosa inserire e cosa non inserire nella to do list

 

Se hai deciso di gestire il tuo tempo al meglio la to do list è lo strumento che può aiutarti in questa impresa.

Devi inserire nella checklist le attività che devi svolgere.

Fai attenzione però ad alcune attività che non devi inserire nella checklist per evitare che diventi ingestibile, ecco alcuni consigli:

 

  • non mischiare attività personali e professionali: infatti le priorità delle attività personali non devono essere confuse con le priorità professionali, sia per una migliore gestione del tempo, sia per migliorare la qualità della tua vita (quando lavori dedicati al 100% ad esso, quando stacchi dedicati al 100% alla tua famiglia o ai tuoi amici).
  • non inserire attività che puoi svolgere in 2 minuti: molte attività possono essere svolte velocemente; inserirle in una checklist porterebbe ad un maggior dispendio di tempo. Alcune di queste attività sono ad esempio la lettura o la risposta di alcune email, inviare un sms ad un cliente o collega che attendeva una risposta, delegare un’attività con una email o con un sms, etc… (leggi anche come riprendere il controllo del tuo tempo gestendo al meglio le email)
  • non inserire attività complesse: non puoi inserire nella checklist qualcosa del tipo “portare a termine il progetto …”, devi suddividere le attività complesse in sotto attività più semplici e gestibili nell’arco della giornata. In questo modo avrai sotto controllo tutte le fasi del progetto e saprai sempre a che punto sei arrivato.

 

Per evitare che la tua checklist diventi eccessivamente lunga e quindi difficilmente gestibile, devi raggruppare tutte le attività simili in blocchi e portarle a termine assieme in uno stesso momento che avrai definito.

Quindi, quando inserisci queste attività nelle checklist, devi inserire il blocco di attività.

Tra queste attività trovi spesso telefonate e mail (su questo argomento possono esserti utili i post su come usare il cellulare in modo efficace e sulle 16 app per lavorare meglio con il cellulare)

Ad esempio se devi mandare una email per invitare ad un incontro formativo 20 tuoi clienti, non devi inserire nella checklist “invitare Mario Rossi”, “invitare Luigi Bianchi”, etc…

Devi invece fare un elenco delle persone da invitare ed inserire nella checklist un unica voce “Invitare i clienti della lista X all’incontro …”.

Con questi consigli sarai in grado di creare ogni giorno una lista di controllo esaustiva ma sintetica ed efficace.

Il metodo ABCDE (una delle migliori tecniche di time management)

Time management

 

Una volta che hai creato la tua checklist, puoi trovarti di fronte ad un numero di attività maggiori di quello che sei in grado di portare a termine nella giornata.

Questo generalmente aumenta lo stress e porta a 2 errori:

 

  1. Svolgere le attività troppo velocemente: se cerchi di fare più cose di quelle che puoi realisticamente fare, spesso abbassi il livello della qualità del tuo lavoro (domandati sempre “è meglio fare una cosa bene, o farne 2 male?”)
  2. Non lavorare per priorità: se cerchi di fare più cose possibile, generalmente parti da quelle più semplici, che non sono necessariamente quelle più importanti, anzi spesso sono le meno importanti (puoi leggere anche l’articolo su come gestire le attività importanti e le attività urgenti)

 

Le tecniche di time management invece ti insegnano a gestire al meglio il tuo tempo e a lavorare per priorità.

Quindi dopo aver creato la tua lista di controllo, classifica tutte le attività secondo il metodo ABCDE.

Devi cioè inserire a fianco di ogni attività una lettera (A, B, C, D, E) che indica la priorità di tale attività.

 

Ecco come devi classificare ogni attività.

Attività di livello A: attività importanti che hanno un impatto significativo sui risultati che vuoi ottenere.

Attività di livello B: attività importanti che hanno un impatto rilevante sui risultati che vuoi ottenere, anche se meno rilevanti rispetto alle attività di livello A.

Attività di livello C: attività importanti che hanno un impatto scarso sui risultati che vuoi ottenere.

Attività di livello D: attività che puoi delegare a qualcun altro.

Attività di livello E: attività da eliminare (per capire quali attività inserire in questa categoria domandati cosa succederebbe se tu non portassi a termine tale attività).

 

Quando inizi a utilizzare la tua checklist, potenziata con il metodo ABCDE, segui queste utili regole:

  • Inizia a svolgere le attività di livello A
  • Non svolgere nessuna attività di livello più basso (B, C, D, E) finché non hai portato a termine tutte le attività di livello A
  • Passa alle attività di livello B
  • Non svolgere nessuna attività di livello più basso (C, D, E) finché non hai portato a termine tutte le attività di livello B
  • e così via.

Potrà succedere che alcune attività restino indietro e che tu non riesca a svolgere tutte le attività previste per la giornata.

Non ti preoccupare, è normale che sia così, soprattutto all’inizio.

Il vantaggio di queste tecniche di time management è proprio questo e cioè che comunque tutte le attività ad alto valore aggiunto (livello A) vengono portate a termine e nel medio lungo termine questo ti porterà ad ottenere i tuoi obiettivi.

Inoltre inizierai a passare le attività di livello C a livello D, cioè appena inizierai ad ottenere i risultati che ti aspettavi, vorrai continuare ad ottenerli e questo lo potrai fare delegando tutte le attività a basso valore aggiunto.

Se sei arrivato fin qui vuol dire che hai veramente deciso di cambiare il modo di gestire la tua giornata, quindi inizia subito a creare la tua checklist e fammi sapere nei commenti quali risultati sei riuscito a raggiungere.

Ciao e buona settimana.

Piero

 

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Immagine di copertina disegnata da Freepik

 

 

Piero Salomoni
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Piero Salomoni

Sono papà di Isabella e Diana, sposato con Emanuela.
Lavoro come consulente e venditore da 20 anni. Aiuto rappresentanti e commerciali ad ottenere più risultati nella vendita. Lo faccio condividendo strategie ed esempi pratici da mettere in pratica subito.
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