Se ancora non conosci la matrice di Eisenhower rispondi a queste domande:
Ogni giorno fai 100 cose ma a fine giornata te ne restano sempre molte da terminare?
Vieni bombardato di telefonate e fai difficoltà a richiamare tutti?
Hai decine di preventivi da preparare e sei sempre in ritardo?
Avresti bisogno di giornate lavorative di 16 ore?
Se hai risposto sì ad una o più di queste domande, benvenuto nel club di chi ha troppe cose da fare.
Continua a leggere questo articolo in cui ti aiuterò a capire come risolvere questi problemi e come lavorare in modo efficace ed organizzato, applicando la matrice di Eisenhower.
Perché non hai tempo?
Non ti preoccupare se oggi non hai tempo a sufficienza per portare a termine tutte le attività e non sei efficace nella nel tuo lavoro quanto vorresti.
Una delle cause di tutto ciò è legata al fatto di dare errate priorità alle attività quotidiane.
Le attività possono essere urgenti e/o importanti.
Urgente è “oggettivo”, dipende dal tempo, richiede attenzione in quanto ha una scadenza a breve.
Importante è “soggettivo” e dipende solo dai risultati che tu vuoi ottenere.
In base a queste 2 caratteristiche tutte le attività da svolgere possono essere classificate in:
- attività importanti ed urgenti
- attività importanti ma non urgenti
- attività urgenti ma non importanti
- attività non importanti e non urgenti
Spesso non si ha tempo a sufficienza in quanto non si danno delle priorità a queste attività e si cerca di portarle a termine tutte.
Vediamo come puoi gestirle per essere più efficace.
Come utilizzare la matrice di eisenhower
Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti, ha introdotto per primo la classificazione delle attività secondo 4 criteri ed ha indicato come gestire tali attività.
In seguito Stephen Covey ha ripreso tale impostazione nel suo libro Le 7 Regole per Avere Successo.
Le attività vengono divise in 4 quadranti:
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Quadrante I: Crisi. Attività importanti ed urgenti. Attività che devono essere svolte al più presto ed in prima persona. Attività quindi che richiedono che tu debba agire.
Quadrante II: Opportunità. Attività importanti ma non urgenti. Attività di qualità che possono essere eseguite senza urgenza immediata. Attività che tu puoi e devi pianificare.
Quadrante III: Inganno. Attività urgenti ma non importanti. Attività che spesso sono importanti per altri i quali ti pressano perché tu le esegua. Attività che per te non sono però importanti in relazione ai tuoi obiettivi. Attività che tu devi assolutamente delegare.
Quadrante IV: Spreco. Attività non importanti e non urgenti. Attività banali che non hanno nessun importanza per i tuoi obiettivi lavorativi. Attività che, durante il lavoro, tu devi assolutamente evitare.
Ecco quindi il riassunto delle azioni da effettuare in ogni quadrante:
Gli errori che devi assolutamente evitare
Errore A: Lavorare troppo nel Quadrante I
Se lavori molto in questo quadrante significa che sei schiavo delle urgenze, che lavori in emergenza e che non hai organizzato bene il tuo lavoro.
Così facendo non riesci a pianificare le attività importanti che poi diventano a loro volta urgenti e vengono eseguite con approssimazione perché di fretta.
Il risultato è che non riesci a raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.
Inoltre questo a lungo andare ti crea stress e stanchezza.
Soluzione al problema: Analizza bene queste attività, verifica se sono veramente importanti e quanto, verifica se il tuo intervento può realmente risolvere la situazione critica e cerca di spostare quante più attività puoi da questo quadrante negli altri tre.
Inoltre più ti dedichi alla pianificazione nel Quadrante II, meno crisi dovrai affrontare.
Errore B: Lavorare troppo nel Quadrante III
Se lavori molto in questo quadrante significa che pensi che queste attività siano importanti mentre in realtà sono solo urgenti.
Sono attività che per altri sono importanti ma che a te non portano risultati significativi.
Se ti impantani in questo quadrante sarà come correre su un tapis roulant, farai molta fatica senza andare avanti di un passo.
Soluzione al problema: Analizza chi potrebbe eseguire queste attività e delegale.
Questo ti porterà a recuperare un sacco di tempo da dedicare al Quadrante II quello delle opportunità.
Errore C: Lavorare troppo nel Quadrante IV
Se lavori molto in questo quadrante significa che vieni distratto o ti lasci distrarre da attività che non hanno nessuna importanza e che sono inutili.
Soluzione al problema: Fai una bella lista di queste attività. Decidi di non fare più nessuna di queste attività durante l’orario di lavoro. Se ci sono attività non connesse al lavoro ma che per te sono divertenti, decidi di dedicarti ad esse nella pausa pranzo o la sera. Comincia ad esempio ad usare il cellulare in modo efficace.
Consigli pratici
Bene ora ti darò alcuni consigli per mettere in pratica subito la matrice di Eisenhower e per ottenere velocemente dei risultati:
- Fai una lista esaustiva di tutte le attività che esegui quotidianamente (dalla ricerca di nuovi clienti, alle trattative di vendita ,alle riunioni con il commercialista, al rispondere alle 100 email che ricevi ogni giorno, mi raccomando mettici dentro tutto).
- Scarica gratuitamente il modulo compilabile della matrice di Eisenhower, iscrivendoti alla nostra mailing list.
- Compila il modulo della matrice inserendo le attività dell’elenco che hai creato. Fai molta attenzione ai quadranti in cui le inserisci.
- Comincia ad applicare la matrice da adesso!
Attendo con interesse di sapere i risultati che riesci ad ottenere con questo metodo.
Scrivimeli nei commenti sotto.
Buona settimana.
Piero
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Sono un ingegnere e lavoro come consulente e venditore da 20 anni. Aiuto rappresentanti e commerciali ad ottenere più risultati nella vendita. Lo faccio condividendo strategie ed esempi pratici che ho selezionato e testato in questi anni.
