Qualunque sia il tuo lavoro, sicuramente la gestione delle email è un’attività che impegna una parte importante della tua giornata.
A seconda di come sei organizzato, la posta elettronica può essere uno strumento fantastico che ti può aiutare a raggiungere i tuoi obiettivi oppure un’attività che ti può provocare un’ingente perdita di tempo e di denaro.
Se per te la gestione delle email è una attività dispendiosa e poco proficua, non ti preoccupare con pochi semplici passi puoi trasformarla in un’attività profittevole.
Vediamo assieme come.
5 errori che devi assolutamente evitare
La posta elettronica è nata come uno strumento per velocizzare la trasmissione di informazioni.
Quindi come uno strumento efficace in grado di aiutarti a velocizzare il tuo lavoro e a ottenere un risultato con un minore sforzo e dispendio di tempo.
L’utilizzo massiccio di questo strumento ha portato però ad una situazione differente.
Infatti ogni giorno ognuno di noi riceve decine di email e senza una strategia precisa il rischio è quello di dedicare un sacco di tempo ad un’attività che porta a risultati limitati a fronte di costi elevati.
Ecco 5 errori che devi assolutamente evitare:
#1 Controllare l’email in continuazione
Di solito succede questo: ogni volta che prendi in mano il cellulare o ogni volta che apri il computer, vedi la notifica di nuove mail in ingresso e non riesci a resistere alla tentazione di vedere chi ti ha inviato il messaggio e cosa ti ha scritto.
Quindi dai un’occhiata veloce alle nuove email in ingresso ma non hai il tempo di gestirle, quindi le lasci li.
Poi la volta successiva che controlli la posta elettronica, fai lo stesso con le nuove email in ingresso e così via decine di volte al giorno.
Questo modo di agire (tra l’altro molto diffuso) porta a questi risultati:
- Dedichi molto tempo al giorno ad un’attività inutile e dispersiva
- Non ti concentri su altre attività di valore su cui ti dovresti concentrare in quel momento
#2 Lasciare le email nella inbox fino ad aver eseguito il compito richiesto
Probabilmente sei anche tu abituato a lasciare le email nella cartella Inbox (cartella email in ingresso) fintanto che non hai eseguito il compito che ti viene richiesto in quel messaggio.
Poi una volta eseguito il compito, archivi l’email.
Se ricevi molte email ogni giorno ed agisci in questo modo, ti ritroverai ogni giorno con un sacco di email nella cartella inbox.
La gestione delle email in questo modo ti porta a non riuscire a tenere sotto controllo tutto quello che devi fare e soprattutto a non gestire le scadenze delle attività che devi compiere.
Infatti se ordini le email dalla più recenti alla meno recente, perdi la visione delle più vecchie e rischi di essere in ritardo con alcune attività senza accorgertene.
Se invece ordini le email dalla meno recente alla più recente, non ti accorgi delle nuove email in arrivo ed attendi di aver terminato le più vecchie per prendere delle decisioni relativamente a quelle più recenti.
Insomma è un cane che si morde la coda!
#3 Leggere le email nei ritagli di tempo
Sarà certamente capitato anche a te di trovarti sovraccarico di email da gestire.
In questa situazione se sai che hai un grosso arretrato da smaltire e contemporaneamente devi fare delle altre attività, sale inevitabilmente lo stress.
In questa situazione ti può capitare di cercare di utilizzare ogni ritaglio di tempo per smaltire le email arretrate.
Quindi cosa fai?
Mentre stai facendo altre attività (stai facendo colazione, sei in macchina fermo in coda, stai aspettando in sala d’attesa che arrivi il tuo cliente, etc… ) dai un occhiata alla posta elettronica.
Inizi a leggere un email, poi capisci che necessita di maggiore approfondimento quindi passi alla successiva.
Leggi un’altra mail, capisci che questa necessita che tu sia in ufficio per processarla e in quel momento non lo sei, quindi passi alla successiva email.
Questa è importante ma richiede del tempo e della tranquillità e in quel momento non sei nel contesto giusto, quindi passi alla successiva e così via.
Risultato?
Tutto quello che hai fatto non è servito a niente ed ha solo aumentato il tuo livello di stress.
#4 Non gestire le priorità
Se lasci tutte le email nella inbox crei un grande archivio che accomuna e appiattisce ogni informazione.
Operando così non riesci a separare:
- richieste importanti e richieste non importanti
- richieste urgenti e richieste non urgenti
- messaggi che richiedono attività complesse ed articolate da messaggi che richiedono solo una lettura e una presa visione
- newsletter e email promozionali
Lasciando tutte queste informazioni nello stesso archivio (la inbox) rischi che la gestione delle email non avvenga secondo le tue priorità bensì secondo le urgenze e delle priorità degli altri.
#5 Utilizzare lo stesso indirizzo email per le attività professionali e personali
Capita spesso di utilizzare l’ indirizzo di posta elettronica del lavoro anche per una serie di attività personali.
Di solito lo si fa pensando di risparmiare del tempo.
L’idea di base è che, invece di dover consultare 2 dispositivi, si risparmi del tempo utilizzandone uno unico.
Inoltre siccome siamo spesso pieni di impegni, c’è la preoccupazione di perdere qualche informazione importante, quindi tramite l’indirizzo di lavoro (che viene consultato giornalmente) si è certi di leggere anche le comunicazioni personali con la stessa frequenza.
Peccato che da quando esistono i social network e le newsletter, le comunicazioni che riceviamo ogni giorno sono tantissime.
Il risultato è, se non hai 2 differenti indirizzi di posta elettronica differenti per dividere le comunicazioni professionali da quelle personali, rischi che importanti messaggi di lavoro vengano sepolti sotto decine di notifiche di Facebook e di aggiornamenti delle newsletter.
Come hai capito la gestione delle email personali e professionali attraverso lo stesso indirizzo di posta elettronica può risultare molto dispersivo e provocarti notevoli problemi.
Come rendere efficace la gestione delle email
Di seguito ti riporto una serie di attività che negli anni mi hanno aiutato ad essere più efficace nel lavoro ma anche a liberare molto tempo e a limitate molto lo stress da email:
- Separa l’email personale dall’email professionale: Crea un indirizzo di posta elettronica personale (se non lo hai già) ed inizia a utilizzare quello per le comunicazioni con parenti ed amici. Iscriviti alle newsletter solo con l’indirizzo personale e cancellati da tutti questi servizi che avevi attivato sull’indirizzo professionale. Devi fare in modo che sull’indirizzo professionale arrivino il più possibile messaggi che ti possano aiutare a raggiungere i tuoi obiettivi e gestire il tuo lavoro in modo efficace.
- Disattiva le notifiche ed il download automatico delle email: ogni volta che senti una notifica la curiosità ti posta a consultare la posta elettronica e a perdere del tempo. Evita che questo accada. Decidi tu quando leggere la posta elettronica, non lasciare che la tecnologia gestisca il tuo tempo e la gestione delle email).
- Utilizza i filtri per archiviare le email: se sei iscritto ad una o più newsletter, crea una cartella specifica per ogni argomento e utilizza i filtri per le email per non far transitare quei messaggi attraverso la inbox ma falli archiviare direttamente nelle cartelle che hai predisposto. In questo modo deciderai tu quando leggere queste comunicazioni senza sottrarre tempo ad attività più redditizie.
- Non usare l’email come promemoria: ti può capitare di ricevere una telefonata in un momento in cui non puoi prendere un appunto e talvolta la cosa che sembra più semplice è quella di inviare a te stesso una email di promemoria. Evita questo tipo di attività. La gestione delle email in questo modo crea solo confusione e un sovraccarico di email in ingresso.
-
Decidi quando consultare l’email: Decidi dei momenti specifici della giornata in cui consultare le email e momenti in cui dare seguito alle email, segnali nel calendario e rispetta questi impegni. In questo modo in breve tempo la cartella email in ingresso si svuoterà e gestirai le attività senza ritardi.
- Crea delle sottocartelle: crea delle cartelle per archiviare email che hai già processato e cartelle per azioni che devi fare. Se ad esempio ricevi spesso richieste di contatto da parte di nuovi clienti e richieste di preventivo, puoi creare una cartella “Clienti nuovi da contattare” e una cartella “Preventivi da preparare”. In questo modo avrai la cartella email in ingresso sempre vuota, saprai quali attività dovrai svolgere consultando le cartelle specifiche e saprai quali attività richiedono più tempo.
Dai, inizia subito a mettere in pratica questi consigli e fammi sapere nei commenti quali risultati sei riuscito ad ottenere.
Ciao e buona settimana.
Piero
Se vuoi scaricare gratuitamente i contenuti speciali e restare aggiornato su tutti i nostri articoli clicca qui sotto:
Immagine di copertina disegnata da Freepik
Sono un ingegnere e lavoro come consulente e venditore da 20 anni. Aiuto rappresentanti e commerciali ad ottenere più risultati nella vendita. Lo faccio condividendo strategie ed esempi pratici che ho selezionato e testato in questi anni.
