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I preventivi possono essere una grande risorsa come anche una grandissima perdita di tempo e di denaro.

Se ti fa piacere qui puoi scaricare l’originale tecnica del pomodoro pdf di Roberto Cirillo (scarica la tecnica del pomodoro originale)

Se invece vuoi andare direttamente al sodo leggi questo articolo in cui ti guiderò passo passo su come gestire al meglio i preventivi ed ottenere più ordini di vendita possibile.

Come diventare efficaci nella preventivazione

Diventare efficaci nella preventivazione significa ottenere la maggior quantità possibile di conversioni cioè ordini, a fronte del minimo sforzo cioè tempo ed energie dedicate per realizzare i preventivi.

Per ottenere questo devi seguire questo metodo pratico punto per punto:

#1 non fare tutti i preventivi che ti vengono chiesti

Realizzare un preventivo richiede del tempo e quindi è un costo.

Prima di iniziare a realizzare un preventivo devi chiederti sempre se ne valga la pena.

Per questo motivo è necessario prima di tutto che tu ragioni sul ciclo di vendita dei tuoi prodotti e che tu analizzi quali preventivi vuoi realizzare.

Devi analizzare:

  • il tuo target clienti: chi sono i clienti a cui vuoi vendere direttamente. Se ricevi richieste da clienti fuori da questa categoria puoi decidere se non realizzare il preventivo o se comunque indirizzare la richiesta ad un tuo partner, ad esempio ad un rivenditore se lavori con il canale della rivendita.
  • l’importanza del cliente: se hai classificato i tuoi clienti attivi in categoria di importanza (ad esempio A, B e C) prima di realizzare un preventivo puoi decidere di gestire i preventivi in modo differenziato per le differenti categorie. Ad esempio per i clienti di classe A puoi decidere di realizzare un preventivo molto dettagliato, per i clienti di classe B puoi decidere di realizzare un preventivo semplificato e  per i clienti di fascia C ad esempio puoi decidere di non realizzare preventivi, lasciare loro un listino prezzi ed invitarli ad utilizzarlo per analizzare i costi di acquisto.
  • il potenziale del cliente: analizzando il potenziale dei tuoi clienti potresti valutare che un cliente attualmente non attivo o un cliente classificato in fascia C abbia un grosso potenziale e quindi possa essere per te strategico. Se decidi di puntare su questo cliente, potresti decidere di investire tempo ed energie su di lui, realizzando preventivi per lui e cercando di incrementare le occasioni di vendita.

#2 non abituarti a fare quello che i clienti ti chiedono ma abitua loro a seguire la tua organizzazione

Sicuramente anche a te capita di ricevere quotidianamente richieste di preventivo di 3 tipologie: urgenti, molto urgenti, urgentissime.

''La qualità della vita è la qualità della tua gestione del tempo'' Brian Tracy

Per prima cosa devi distinguere le attività importanti da quelle urgenti.

Ti consiglio di leggere l’articolo Lavora meno e vendi di più (guida alla matrice Eisenhower), dove puoi approfondire alcune tecniche per evitare le attività dispersive che non portano a risultati.

Innanzitutto devi decidere quando e come vuoi gestire i preventivi.

Potresti ad esempio avere qualcuno in ufficio che è in grado di preparare un preventivo mediamente in 3 giorni, oppure potresti essere tu stesso che prepari i preventivi e dedicare 2 pomeriggi alle settimana (il lunedì e il giovedì pomeriggio ad esempio) a questa attività.

Qualunque sia la gestione che hai deciso di adottare, devi informare i tuoi clienti di questa tua organizzazione.

Se alcuni clienti ti pressano per ottenere da te un preventivo urgentemente, non devi fare altro che ricordare loro in che modalità gestisci questa attività.

Non devi sgarrare, non devi fare eccezioni, altrimenti la prossima volta ti chiederanno di più e poi ancora di più, con l’unico risultato che correrai dietro alle urgenze dei clienti invece che seguire le attività che sono per te importanti.

Attenzione che con questo non voglio dire che devi snobbare i tuoi clienti ma solo abituarli a rispettare la tua organizzazione del lavoro.

D’altronde loro stanno chiedendo il tuo tempo (quello per preparare il preventivo) e anche la tua professionalità (quella che ti permette di proporre loro i prodotti che possano soddisfare le loro esigenze o risolvere un loro problema).

 #3 usa la tecnica del pomodoro per organizzare i preventivi

timer per organizzare i preventivi

Bene, hai filtrato le richieste e deciso a chi preparare il preventivo.

Hai deciso che momenti della giornata o settimana dedicare alla preventivazione.

Ora devi preparare i preventivi efficacemente.

Per fare questo puoi leggere il documento tecnica del pomodoro pdf (trovi il link all’inizio dell’articolo) oppure puoi velocemente fare come ti spiego di seguito.

Fai una lista di tutti i preventivi che devi elaborare e fai una stima del tempo che questa attività richiede (ad esempio 3 ore).

Ora prendi un timer o utilizza un timer su cellulare o pc e fissa un tempo di 25 minuti.

Inizia a lavorare alla stesura dei preventivi.

Una volta passati i 25 minuti, il timer suonerà.

A quel punto stacca per 5 minuti e fai una qualunque attività non legata alla preventivazione (preparati un caffè, prendi una boccata d’aria, ascolta una canzone con il tuo ipod, etc..).

Poi riattiva il timer nuovamente su 25 minuti e rimettiti al lavoro.

Continua in questo modo.

Dopo 4 cicli da 25 minuti + 5 minuti di pausa fai una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Operando in questo modo sarai molto produttivo e riuscirai a preparare molti preventivi ma soprattutto resterai concentrato e la qualità del tuo lavoro sarà superiore.

Consigli pratici affinché la tecnica del pomodoro sia efficace

Ma se mentre sto preparando i preventivi mi chiama il responsabile vendite, mi fermo e gli rispondo?

Se mentre sto ultimando un preventivo mi telefona un cliente importante, cosa faccio non gli rispondo?

La paura di perdere un cliente ti può portare a pensare di dover sempre essere a disposizione dei tuoi clienti.

Questo è certamente sbagliato.

Anzi, spesso i clienti stimano e ritengono più professionali i venditori che sono molto impegnati e ben organizzati.

Quindi affinché la tecnica del pomodoro possa dare i suoi frutti (in questo caso tanti preventivi di qualità e tante vendite) devi fare attenzione ad alcuni accorgimenti fondamentali:

  • Durante questi cicli di lavoro di 25 minuti non devi distrarti in altre attività (aspetta i 5 minuti di pausa).
  • Se puoi metti il telefono in silenzioso.
  • Se ancora non ti senti di metterlo in silenzioso perché, sbagliando, hai abituato i tuoi clienti ad essere sempre reperibile, puoi iniziare così: devia le chiamate ad una segreteria telefonica che inviti il cliente a lasciare un messaggio o ad inviare una mail; ricordati nel messaggio di avvertire il cliente che sarà richiamato in giornata. Poi sii coerente e richiama tutti i clienti che ti hanno contattato.
  • In alternativa al punto precedente puoi rispondere alla telefonata con un sms pre compilato che dica esattamente la stessa cosa.
  • Se ti accorgi che per richiamare i clienti hai bisogno mediamente di una certa quantità di tempo (mezz’ora, un ora, …), organizza la tua giornata lavorativa dedicando una specifica fascia della giornata per questa attività.

Ricorda che puoi utilizzare la tecnica del pomodoro anche per molte altre attività.

Ad esempio puoi utilizzarla per il follow up, cioè per richiamare i clienti e verificare lo stato del tuo preventivo e quindi per avanzare nel processo di vendita.

E’ infatti inutile preparare centinaia di preventivi ed aspettare che siano i clienti a richiamare per trattare l’ordine.

Sembra assurdo ma la maggior parte dei venditori ancora agisce in questo modo, forse perché oberato dalle molte attività che deve svolgere ogni giorno.

Inoltre puoi applicare la tecnica del pomodoro per gestire gli appuntamenti con i clienti in modo più efficace.

Il risultato che otterrai sarà quello di riuscire a visitare più clienti e quindi di aumentare le tue vendite.

Buona settimana.

Piero

 

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Piero Salomoni
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Piero Salomoni

Sono sposato con Emanuela ed ho due splendide figlie, Isabella e Diana.
Sono un ingegnere e lavoro come consulente e venditore da 20 anni. Aiuto rappresentanti e commerciali ad ottenere più risultati nella vendita. Lo faccio condividendo strategie ed esempi pratici che ho selezionato e testato in questi anni.
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