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La tecnica del pomodoro ė una tecnica di gestione del tempo, che ha aiutato molte persone ad essere più concentrate e produttive nel proprio lavoro.

In questo articolo ti darò alcuni consigli utili per gestire al meglio il tempo quando visiti i clienti.

Questo ti aiuterà a fare più visite e soprattutto ad essere più efficace, cioè ad acquisire più ordini.

Cos’è la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro ė stata inventata negli anni ’80 da Francesco Cirillo.

Ė una tecnica di gestione del tempo che aiuta a svolgere una attività in modo produttivo.

Ti riassumo in cosa consiste ma se sei interessato puoi approfondire questo argomento e scaricare il pdf originale di Francesco Cirillo.

Questa tecnica consiste nel suddividere il tempo in blocchi di 25 minuti.

Il famoso pomodoro ė il timer che da impostare sul tempo di 25 minuti.

In questo tempo si deve svolgere solo una attività che ci si è prefissati, senza distrazioni, fino a quando il timer non suona.

A questo punto ci si può prendere una pausa di 5 minuti.

Poi si reimposta il timer su 25 minuti, trascorsi i quali ci si prende un’altra pausa di 5 e così via.

Dopo 4 pomodori (cioè dopo 4 cicli di 25 minuti di attività e 5 di pausa) ė consigliata una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Questa tecnica può esserti molto utile per attività di ufficio, come ad esempio preparare un preventivo o leggere un catalogo ed imparare le caratteristiche dei prodotti che proponi.

Vediamo però come ho riadattato questa tecnica pensando a chi come noi ogni giorno visita i clienti e vende prodotti o servizi in modo professionale.

I nemici della vendita

''Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto'' Seneca

Negli appuntamenti coi clienti ti è sicuramente capitato di incontrare molte persone.

Ci sono alcune situazioni che possono farti perdere molto tempo senza concludere molto.

Ho riassunto per te le principali situazioni critiche:

  • Il cliente non interagisce: questa situazione può succedere a causa del carattere chiuso o riservato del tuo interlocutore ma anche perché non sei ancora riuscito a creare un legame ed un dialogo con lui. In questi casi potresti cadere nell’errore di parlare sempre tu e di fare un monologo. C’è l’aggravante che poi quasi ognuno di noi istintivamente ama essere ascoltato, quindi se non rifletti su questo aspetto rischi di condurre un appuntamento in cui ti fai prendere la mano, parli solo tu e ti dilunghi oltremodo rischiando di aver solo buttato via del tempo.
  • Il cliente divaga:  uno dei migliori formatori e venditori americani, Jeffrey Gitomer in molti dei suoi libri spiega come lui inizi quasi sempre un appuntamento di lavoro con un argomento che non riguarda il lavoro. Parla di qualcosa che riguarda se stesso o il cliente, racconta una storia, qualcosa che sia coinvolgente ed interessante per il suo cliente e che crei un clima amichevole. Questa tecnica certamente efficace, se non usata correttamente può portare certi clienti, in genere quelli più estroversi, a dilungarsi e divagare, con il rischio di non riuscire più a riportare la discussione sul piano professionale. Potresti trovarti ad aver speso più di un ora senza essere riuscito a concludere niente con il tuo cliente.
  • Il cliente puntiglioso: certe persone sono molto precise e nel loro lavoro non si sentono tranquille finché non hanno sviscerato un infinità di aspetti tecnici molti dei quali ininfluenti rispetto alla decisione di acquisto che stanno per compiere. Queste persone tendono a dilungarsi in infinite richieste, a molte delle quali sicuramente non sarai in grado di rispondere. Il risultato spesso è quello di avere dedicato più di un’ora a raccogliere domande e dovertene andare con la promessa che a breve cercherai di ottenere le informazioni necessarie a rispondere a tutte le sue domande. Anche in questo caso avrai sprecato molto tempo in modo poco efficace.

Tutte queste situazioni accadono principalmente per 2 motivi:

  • Hai sviluppato delle abitudini nella gestione degli appuntamenti con i clienti. Abitudini che sicuramente hanno molti aspetti positivi, ma nessuno ti ha insegnato come gestire gli appuntamenti in modo più efficace ed ottenere risultati ancora migliori.
  • Sei preoccupato che gestire i tempi dell’appuntamento possa essere percepito dal tuo cliente come fretta e quindi poco interesse nei suoi confronti. Hai timore che questo possa creare una barriera nel vostro rapporto.

Il processo che si innesca quando ti succedono spesso situazioni di questo tipo è questa:

Hai fissato con fatica molti appuntamenti.

Alcuni di questi appuntamenti si dilungano oltre quanto avevi previsto e stabilito.

Non riesci a gestire i tempi con il tuo cliente e lo assecondi.

Arrivi in ritardo all’appuntamento successivo (e questo ti crea ansia).

Il tuo cliente si risente del tuo ritardo (e questo ti crea stress).

Durante la giornata non riesci a recuperare il ritardo e questo si ripercuote in maniera maggiore o minore  su tutti gli appuntamenti che hai fissato.

Arrivi a casa alla sera molto stressato e non vuoi che si ripeta questa situazione.

Consciamente o inconsciamente decidi di fissare meno appuntamenti per avere maggiore margine in caso si presentino problemi di questo tipo.

Constati che in questo modo non hai problemi, quindi adotti uno schema in cui fissi pochi appuntamenti.

Poi magari succede che qualche cliente ti annulla l’appuntamento e il numero di appuntamenti reale è ancora inferiore.

Tutto questo ti porta a limitare le occasioni di vendita e ad auto-limitarti.

Ecco che la tecnica del pomodoro ci viene in aiuto.

Come applicare la tecnica del pomodoro con i tuoi clienti

pomodoro timer

Come hai capito, più tempo abbiamo a disposizione e più ne sprechiamo.

Quando il tempo scarseggia invece siamo più portati a lavorare per priorità ed essere più efficaci.

Ho adattato la tecnica del pomodoro alle esigenze specifiche degli appuntamenti con i clienti.

Di seguito voglio condividere con te il metodo che applico da anni con i miei clienti:

#1 Scegli un solo argomento

Decidi un solo argomento da trattare in ogni appuntamento con un cliente.

Se l’appuntamento è stato fissato per consegnare un preventivo e fare una trattativa l’argomento è già chiaro.

In alternativa puoi scegliere tu l’argomento più interessante per il tuo cliente.

In ogni caso l’argomento deve essere uno solo; troppi argomenti allungano inutilmente l’appuntamento e portano spesso fuori tema.

#2 Suddividi l’appuntamento in fasi

A seconda delle esigenze dell’appuntamento, puoi decidere di suddividerlo in 2 o più fasi e stabilire una durata per ogni fase.

Ad esempio puoi suddividere l’appuntamento in 2 fasi e dedicare 20 minuti ad ogni fase.

La prima fase potrebbe essere tecnico – informativa.

Parti dall’analisi delle esigenze del cliente e della sua conoscenza dell’argomento.

Continua con una fase informativa in cui vengono evidenziati i vantaggi e i benefici del prodotto o servizio che proponi.

La seconda fase potrebbe essere commerciale.

Chiedi di poter fare un preventivo relativamente ad un acquisto che il tuo cliente deve effettuare.

Nel caso in cui non debba comprare a breve, potresti ad esempio impostare un confronto tecnico commerciale tra il prodotto che proponi e quello che ad oggi il tuo cliente sta acquistando.

#3 Imposta i tuoi pomodori (attiva il tuo timer)

Utilizza una app del cellulare o del tablet chi ti aiuti nel gestire le tempistiche che hai deciso.

Io utilizzo un’applicazione gratuita, Timer+, che secondo me è una delle 16 applicazioni per lavorare meglio con il cellulare.

Ce ne sono comunque molte altre di simili ed altrettanto efficaci.

Timer+ icona

Prima di entrare dal tuo cliente, metti il tuo cellulare in modalità aereo e imposta 2 timer, uno a 20 minuti e uno a 40 minuti ed avvia entrambi i timer.

timer tecnica del pomodoro

Quando incontri il tuo cliente con educazione e tranquillità, spiegagli che hai un’altro appuntamento e che puoi dedicargli 40 minuti se lui è d’accordo.

Sempre con il suo permesso chiedigli se sia d’accordo nell’approfondire assieme l’argomento che hai preventivamente deciso di trattare (vedi punto #1)

Cerca di seguire il tuo piano, quindi parti con la prima parte, quando sentirai il primo “bip” saprai che è il momento di passare alla seconda fase, quindi di cercare di avere un’opportunità di vendita o di chiudere un ordine.

Quando sentirai il secondo “bip” saprai che il tempo che ti sei dato è finito.

A quel punto se sei riuscito a essere molto efficace, avrai in borsa un ordine.

Se invece non sei riuscito ad arrivare a fare una trattativa ti consiglio, prima di salutare il cliente, di fissare già una data per il successivo appuntamento in cui discutere la proposta di fornitura che preparerai.

Consigli per essere più efficace nella vendita

Per ottenere i migliori risultati ti consiglio di agire come segue:

  • pianifica con attenzione quante fasi e quanto tempo dedicare ad ogni appuntamento.
  • decidi quanti appuntamenti fissare ogni giorno in funzione di quanto sopra ma anche delle distanze che devi percorrere per raggiungere i clienti.
  • inizia con un numero limitato di appuntamenti ogni giorno, per abituarti a gestire le fasi e i tempi durante ogni appuntamento.
  • quando sarai soddisfatto della gestione del tempo e ti sentirai sicuro, inizia ad aumentare il numero di appuntamenti per ogni giorno.
  • non esagerare con il numero di appuntamenti: obiettivi irraggiungibili sono controproducenti infatti se non raggiungerai i tuoi obiettivi ti demotiverai ed abbandonerai questo metodo tornando alla routine di prima di cui non eri soddisfatto.
  • pensa al tempo come ad un tuo alleato.
  • applica questo metodo con costanza e annota alla fine di ogni settimana il numero di appuntamenti che sei riuscito ad effettuare
  • verifica i miglioramenti che ottieni di settimana in settimana

Sono sicuro che se avrai la costanza di applicare questo metodo otterrai ottimi risultati, sarai meno stressato e la tua autostima migliorerà.

Fammi sapere nei commenti come ti sei trovato.

Ciao e buona settimana.

Piero

 

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Piero Salomoni
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Piero Salomoni

Sono sposato con Emanuela ed ho due splendide figlie, Isabella e Diana.
Sono un ingegnere e lavoro come consulente e venditore da 20 anni. Aiuto rappresentanti e commerciali ad ottenere più risultati nella vendita. Lo faccio condividendo strategie ed esempi pratici che ho selezionato e testato in questi anni.
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